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Elektronisches Bewilligungs- und Antragsservice (eBS)

Foto „Kartenleser und e-card“ © SVC, Wilke

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Was ist eBS? 

Das elektronische Bewilligungs- und Antragsservice, kurz eBS, ist ein neues Service im e‑card System. Ihr Arzt bzw. Ihre Ärztin oder Ihr Krankenhaus können damit die Zuweisung direkt elektronisch an Ihre zuständige Krankenkasse schicken. In einem ersten Schritt laufen Anträge für Untersuchungen (siehe nächste Frage) über das e-card System. Langfristig soll die Administration des gesamten Verordnungsprozesses elektronisch abgewickelt werden. Patientinnen und Patienten ersparen sich dadurch unnötige Wege, da die Zuweisung läuft und nicht die Patientinnen und Patienten.

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Welche Leistungen werden derzeit über eBS im e-card System abgewickelt? 

  • Computertomographie (CT)

  • Magnetresonanztomographie (MRT)

  • Nuklearmedizinische Untersuchungen

  • Humangenetische Untersuchungen

  • psychologische Diagnostik

  • Knochendichtemessungen

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Wie funktioniert eBS? 

Ihr Ihre Ärztin bzw. Ihr Arzt oder das Krankenhaus erfasst die Zuweisung in der Arzt-EDV und schickt diese elektronisch an das e-card System. Ist eine Leistung bewilligungspflichtig, erfolgt die Weiterleitung an Ihre zuständige Krankenkasse. Sie erhalten einen Patientenausdruck mit einem Antragscode. Sie oder ein betreuender Dritter (z.B. Angehöriger) erhalten auf Wunsch eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail über den Status des Antrages (z.B. bei der Krankenkasse eingelangt, freigegeben, …). Mit dem eindeutigen Antragscode auf Ihrem Ausdruck bzw. am Handy oder in der E-Mail und Ihrer Versicherungsnummer können Sie sofort einen Termin für die Untersuchung vereinbaren.

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Ab wann steht eBS zur Verfügung?

Das e-card Service eBS steht seit 13. Jänner 2016 für alle Vertragsärztinnen und Vertragsärzte sowie Vertragsinstitute der Sozialversicherung über das e-card System zur Verfügung. 

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Nehmen alle Krankenkassen an eBS teil? 

Nicht alle Krankenkassen machen von Anfang an bei eBS mit. Für Patientinnen und Patienten, die bei der Niederösterreichischen Gebietskrankenkasse (NÖGKK), der Sozialversicherungsanstalt der Bauern (SVB) oder der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter (BVA) versichert sind, können Ärztinnen und Ärzte KEINE elektronische Zuweisung erstellen. In diesem Fall erfolgt die Zuweisung auf dem Papierweg und der Patient bzw. die Patientin muss sich wie bisher um eine eventuell notwendige Bewilligung kümmern.

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Sind Ärztinnen bzw. Ärzte und Gesundheitsinstitute verpflichtet, eBS zu nutzen? 

Nein. Die Nutzung von eBS ist für Ärztinnen bzw. Ärzte und Gesundheitsinstitute freiwillig. Daher wird es auch den derzeitigen Papierprozess mit den gängigen Zuweisungsformularen weiterhin parallel dazu geben.

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Welche Vorteile haben Patientinnen und Patienten von eBS? 

  • Die Bearbeitung von eventuell bewilligungspflichtigen Zuweisungen (z.B. Überweisungen für CT oder MRT) erfolgt rasch und einfach nur mit der e-card.
  • Sie müssen nicht mehr persönlich zu Ihrer Krankenkasse gehen, um einen „Bewilligungsstempel“ zu erhalten.
  • Ist eine Leistung bewilligungspflichtig, erfolgt die Weiterleitung automatisch an Ihre zuständige Krankenkasse.
  • Sie oder ein betreuender Dritter (z.B. ein Angehöriger) erhalten auf Wunsch eine Benachrichtigung per SMS und/oder E-Mail über den Status des Antrages (z.B. an die Krankenkasse übertragen, freigegeben, …)
  • Mit dem eindeutigen Antragscode auf Ihrem Patientenausdruck bzw. am Handy oder in der E-Mail können Sie sofort einen Termin für die Untersuchung vereinbaren.
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Was ist, wenn meine Ärztin bzw. mein Arzt eBS nicht verwendet? 

In diesem Fall erfolgt die Zuweisung so wie bisher über den gängigen Papierprozess. Sie erkennen das daran, dass Sie eine bisher übliche Zuweisung bekommen (im Gegensatz zum neuen Patientenausdruck in A4 mit dem Titel „Information zur elektronischen Zuweisung“). Im Zweifelsfall fragen Sie Ihren Arzt bzw. Ihre Ärztin. Gegebenenfalls müssen Sie sich wie bisher die Bewilligung von Ihrer Krankenkasse einholen.

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Was ist, wenn ich eine elektronische Zuweisung bekommen habe, das Gesundheitsinstitut aber eBS nicht verwendet?  

In diesem Fall kann das Gesundheitsinstitut alle wichtigen Informationen von Ihrem freigegebenen Antrag am Patientenausdruck ablesen und muss sich so wie bei einer papierschriftlichen Zuweisung verhalten. Vergewissern Sie sich, dass im „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ Stempel und Unterschrift des Zuweisers vorhanden sind. Liegt eine Bewilligungspflicht vor, muss von Ihrer Krankenkasse die Freigabe auf dem „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ vermerkt werden.

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Woher weiß ich, ob meine Ärztin bzw. mein Arzt, mein Gesundheitsinstitut bzw. das Krankenhaus eBS verwenden, oder ob ich mich selbst um eine Bewilligung kümmern muss? 

Am besten fragen Sie bei Ihrem Arzt bzw. Ihrer Ärztin oder bei Ihrem Gesundheitsinstitut nach. Sie können das auch daran erkennen, dass Sie im Falle eines über eBS gestellten Antrages einen Patientenausdruck im Format A4 mit dem Titel „Information zur elektronischen Zuweisung“ mit einem eindeutigen Antragscode erhalten.

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Bekomme ich durch eBS schneller einen Termin für meine Untersuchung? 

Mit eBS wird sichergestellt, dass Ihre Zuweisung elektronisch, sicher und schnell zu Ihrer zuständigen Krankenkasse gelangt. Die Terminvereinbarung unterliegt nach wie vor der Hoheit des leistungserbringenden Gesundheitsinstituts. 

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Wird die Zuweisung auf der e-card gespeichert? 

Nein. Auf der e-card werden weiterhin KEINE Gesundheitsdaten gespeichert. Die e-card dient ausschließlich als „Schlüssel“, der den Zugang zu Ihren Gesundheitsdaten aufsperrt.

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Was bedeuten am neuen Patientenausdruck die unterschiedlichen Texte in den Feldern „Status“ und „Entschiedene Leistungen“?

Im Feld Status:

  • übertragen: Ihr Antrag wurde elektronisch an Ihre Krankenkasse zur Bearbeitung gesendet.
  • beantwortet: Ihr Antrag wurde bearbeitet und eine Antwort liegt vor
  • storniert: die e-Zuweisung wurde nach Erlaubnis oder Aufforderung des bzw. der Versicherten storniert.
  • evident: Das Bewilligungsverfahren kann von Ihrer Krankenkasse nicht abgeschlossen werden, da dafür noch Informationen fehlen. Jeder eBS nutzende Arzt bzw. Ärztin oder Krankenanstalt kann die fehlenden Unterlagen elektronisch über eBS nachreichen.

Im Feld „Entschiedene Leistungen“:

  • freigegeben: Die verordnete Leistung bzw. Region wurde entweder bewilligt oder war ohnehin bewilligungsfrei.
  • geändert freigegeben: Die ursprünglich verordnete Leistung bzw. Region wurde durch den Chefarzt durch eine neue Leistung bzw. Region ersetzt und freigegeben.
  • abgelehnt: die verordnete Leistung bzw. Region konnte vom Krankenversicherungsträger nicht freigegebene werden.
  • abgelaufen: die Leistungserbringung erfolgte nicht innerhalb der in der Krankenordnung festgeschriebenen Frist. 
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Wozu dient der Antragscode? 

Mit dem eindeutigen Antragscode auf Ihrem Patientenausdruck bzw. am Handy können Sie sofort einen Termin für die erforderliche Untersuchung vereinbaren. Das Institut bzw. das Krankenhaus, das die Untersuchung durchführt, kann mit diesem Code und Ihrer Versicherungsnummer auf die elektronische Zuweisung zugreifen und erhält so gleich alle wichtigen Informationen, die es braucht.

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Wer hat Zugriff auf die elektronische Zuweisung? 

Zugriff auf elektronisch erstellte Zuweisungen haben nur

  • Der Zuweiser, der die elektronische Zuweisung erstellt hat.
  • Die zuständige Krankenkasse, wenn
    • die Zuweisung bewilligungspflichtig ist,
    • die Zuweisung bewilligungsfrei war und nach der Leistungserbringung abgerechnet oder erstattet wurde.

Der Zugriff auf eine e-Zuweisung ist nur möglich, wenn der Patient bzw. die Patientin einen eBS nutzenden Vertragspartner oder ein Krankenhaus durch Bekanntgabe des Antrags-Codes und der Sozialversicherungsnummer dazu berechtigt (z.B. im Rahmen einer Terminvereinbarung zur Leistungserbringung).

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Wie erfahre ich, ob und wann mein Antrag bewilligt ist? 

Sie sehen das am neuen Patientenausdruck für jede verordnete Leistung am Status „freigegeben“.

Bei Leistungen, die durch die Krankenkasse bewilligt werden müssen, erhalten Sie oder ein betreuender Dritter (z.B. Angehöriger) auf Wunsch eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail über den Status des Antrages (z.B. bei der Krankenkasse eingelangt, freigegeben, …). Dafür muss Ihr Arzt bzw. Ihre Ärztin eine Handy-Nummer und/oder eine Mailadresse in den elektronischen Antrag eintragen.

Natürlich können Ihnen auch Ihre Krankenkasse sowie Gesundheitsinstitute bzw. Krankenhäuser und Ärzte, die eBS bereits nutzen, Auskunft zum Status Ihres Antrages geben. Halten Sie dafür Ihre Versicherungsnummer und Ihren Antragscode bereit.

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Muss das Institut bzw. das Krankenhaus das neue Formular akzeptieren? 

Ja. Am neuen Patientenausdruck sind alle relevanten Informationen, die das Institut bzw. das Krankenhaus für die Untersuchung benötigt. Die Institute und Krankenhäuser wurden auch dementsprechend informiert.