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Elektronisches Bewilligungs- und Antragsservice (eBS)

Foto „Kartenleser und e-card“ © SVC, Wilke

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Was ist eBS? 

Das elektronische Bewilligungs- und Antragsservice, kurz eBS, ist ein neues Service im e‑card System. Damit soll die Administration des gesamten Verordnungsprozesses elektronisch abgewickelt werden, angefangen von der Zuweisung einer Leistung (z.B. CT, MRT) über eine eventuelle Bewilligung durch den Krankenversicherungsträger bis zur Abrechnung der erbrachten Leistung durch z.B. das Gesundheitsinstitut.

Es werden ALLE Zuweisungen (auch bewilligungsfreie) elektronisch über eBS abgewickelt. In einem ersten Schritt werden diverse Untersuchungen (siehe Frage 2) unterstützt.

 Langfristig wird eine Ablöse der papierschriftlichen Formulare im gesamten Verordnungsbereich angestrebt. Anstatt unterschiedlicher und für die einzelnen Krankenversicherungsträger spezifischer Zuweisungs-, Verordnungs- und Überweisungsformulare wird es einen vom Krankenversicherungsträger unabhängigen Antrag je Leistungsart geben.

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Welche Leistungsarten werden derzeit über eBS im e-card System abgewickelt? 

In einem ersten Schritt:

  • Computertomographie (CT)
  • Magnetresonanztomographie (MRT)
  • Nuklearmedizinische Untersuchungen
  • Humangenetische Untersuchungen
  • psychologische Diagnostik
  • Knochendichtemessungen
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Wie funktioniert eBS? 

Der verordnende Arzt / die verordnende Ärztin bzw. das Krankenhaus (Leistungsverordner) erfasst die Verordnung in der Arzt-EDV. Die Stammdaten des Patienten / der Patientin, der leistungszuständige Krankenversicherungsträger und die Stammdaten des Arztes / der Ärztin werden der e-Zuweisung automatisch hinzugefügt. Der verordnende Arzt / die Ärztin muss lediglich die medizinisch relevanten Daten in die vorgesehenen Datenfelder eingeben (z.B. Anamnese, bisherige Therapie). Diese entsprechen grundsätzlich jenen Datenfeldern, die in den bisher genutzten papierschriftlichen Zuweisungsscheinen enthalten waren. Zur Eingabe spezieller Angaben werden optionale Datenfelder zur Verfügung gestellt.

Der Arzt / die Ärztin wählt danach eine Verordnungsreferenzposition aus: z.B. Schulter bei CT / MR für die zu untersuchenden Regionen oder Schilddrüsenszintigraphie bei einer nuklearmedizinischen Untersuchung. Sobald alle Eingaben erfolgt sind, erhält der Arzt / die Ärztin mit der Funktion „Übernehmen“ eine Übersicht über die getätigten Eingaben.

Optionales Service für PatientInnen: Der Leistungsverordner kann nun auch optionale Daten erfassen, u.a. die Eingabe einer Mobilfunknummer und/oder E-Mail Adresse des Patienten / der Patientin oder eines Dritten (z.B. Angehörige). In diesem Fall wird diese Person automatisch über den aktuellen Stand der e-Zuweisung informiert (z.B. übertragen, freigegeben, nicht freigegeben).

Mit der Funktion „Absenden“ wird die e-Zuweisung an das e-card System übermittelt. Die e-Zuweisung wird automatisch auf Bewilligungspflicht überprüft. 

Der zuweisende Arzt / die Ärztin bekommt eine klare, automatisch generierte Information aus eBS, ob eine Zuweisung bewilligungspflichtig ist oder nicht. 

Der Patient / die Patientin erhält vom Arzt / der Ärztin einen Patientenausdruck „Information zur elektronischen Zuweisung“ mit einem eindeutigen Antragscode inkl. Antragsstatusmeldungen (z.B. übertragen, beantwortet). Der Arzt / die Ärztin versieht den Patientenausdruck mit Stempel und Unterschrift. Der Patient / die Patientin kann sofort einen Termin für die Untersuchung vereinbaren. 

Das Gesundheitsinstitut bzw. das Krankenhaus benötigt zum Abfragen der Zuweisung NUR den Antragscode und die Sozialversicherungsnummer des Patienten / der Patientin.  

Weitere Informationen finden Sie im Vertragspartner-Benutzerhandbuch im Internet unter www.sozialversicherung.at.

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Ab wann steht eBS zur Verfügung? 

Das e-card Service eBS steht ab 13. Jänner 2016 für alle VertragsärztInnen und Vertragsinstitute der Sozialversicherung über das e-card System zur Verfügung.

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Sind ÄrztInnen und Gesundheitsinstitute verpflichtet, eBS zu nutzen? 

Nein. Die Nutzung von eBS ist für ÄrztInnen und Gesundheitsinstitute freiwillig. Daher wird es auch den derzeitigen Papierprozess mit den gängigen Überweisungs- und Zuweisungsformularen parallel weiterhin geben. 

Das e-card Service eBS steht allen Vertragspartnern der Sozialversicherung über die e-card Web-Lösung zur Verfügung. 

Betreffend eine Integration des Service eBS in Ihre Arzt-Software wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Hersteller.

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Nehmen alle Krankenversicherungsträger an eBS teil? 

Nicht alle Krankenversicherungsträger machen von Anfang an bei eBS mit. Für PatientInnen, die bei der Niederösterreichischen Gebietskrankenkasse (NÖGKK), der Sozialversicherungsanstalt der Bauern (SVB), der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter (BVA), der KFA Wien oder einer Betriebskrankenkasse versichert sind, können ÄrztInnen keine elektronische Zuweisung erstellen.

In diesem Fall erfolgt die Verordnung wie bisher auf dem Papierweg und der Patient / die Patientin muss sich wie bisher um eine eventuell notwendige Bewilligung kümmern.

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Welche Vorteile haben zuweisende ÄrztInnen (Leistungsverordner) von eBS? 

  • Der verordnende Arzt / die Ärztin bekommt eine klare, automatische Information aus eBS, ob eine Zuweisung bewilligungspflichtig ist oder nicht.
  • Langfristig werden alle Papierformulare abgelöst (kein Vorrat an Drucksorten und kein Ausdruck von Patienten-Etiketten mehr notwendig).
  • Der verordnende Arzt / die Ärztin muss nur mehr die medizinischen Inhalte eingeben, Patienten- und Arzt-Stammdaten werden vom e-card System geliefert.
  • Der Arzt / die Ärztin kann alle selbst erfassten Zuweisungen jederzeit abrufen.
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Welche Vorteile haben Gesundheitsinstitute und Krankenanstalten (Leistungserbringer) von eBS? 

  • Das Gesundheitsinstitut benötigt zum Abfragen des Antrages NUR den Antragscode und die Sozialversicherungsnummer des Patienten / der Patientin und kann den Bewilligungsstatus online überprüfen und die Leistung erbringen.
  • Das Gesundheitsinstitut muss sich nicht mehr selbst um eine Bewilligung kümmern.
  • Die Inhalte von e-Zuweisungen sind klar, eindeutig und lesbar.
  • Es besteht die Möglichkeit, eBS in die Arztsoftware zu integrieren und damit den Abrechnungsprozess zu unterstützen.
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Welche Vorteile haben PatientInnen von eBS? 

  • PatientInnen müssen nicht mehr persönlich zu ihrer Krankenversicherung gehen, um einen „Bewilligungsstempel“ zu erhalten.
  • Der Arzt / die Ärztin schickt den Bewilligungsantrag direkt über das e-card System an die Krankenversicherung.
  • Die Bearbeitung von Verordnungen (z.B. CT/MRT-Überweisungen) erfolgt rasch und einfach nur mit der e-card.
  • Der Patient / die Patientin oder ein betreuender Dritter (z.B. Angehöriger) erhalten auf Wunsch eine Benachrichtigung per SMS und/oder E-Mail über den Status des Antrages (z.B. übertragen, beantwortet).
  • Mit dem eindeutigen Antragscode auf dem Patientenausdruck bzw. am Handy können PatientInnen sofort einen Termin für die Untersuchung vereinbaren.
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Was ist, wenn der verordnende Arzt / die Ärztin eBS nicht verwendet? 

In diesem Fall erfolgt die Verordnung wie bisher über den gängigen Papierprozess. Der Patient / die Patientin erhält eine bisher übliche Zuweisung (im Gegensatz zum neuen Patientenausdruck in A4 mit dem Titel „Information zur elektronischen Zuweisung“). Gegebenenfalls muss der Patient / die Patientin wie bisher die Bewilligung vom zuständigen Krankenversicherungsträger einholen.

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Was ist, wenn der verordnende Arzt / die Ärztin eine elektronische Zuweisung ausgestellt hat, das Gesundheitsinstitut aber eBS nicht verwendet?  

In diesem Fall erfolgt über die Abwicklung über das „Informationsblatt zur e-Zuweisung“. Vergewissern Sie sich, dass dieses die Unterschrift und den Stempel des zuweisenden Arztes / der Ärztin beinhaltet. Steht im Antragsstatus am „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ „beantwortet“, kann der Patient / die Patientin sofort einen Leistungserbringer seiner / ihrer Wahl kontaktieren. Andernfalls muss sich der Patient / die Patientin an den zuständigen Krankenversicherungsträger wenden.

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Wird die Verordnung auf der e-card gespeichert? 

Nein. Auf der e-card werden weiterhin KEINE Gesundheitsdaten gespeichert. Die e-card dient ausschließlich als „Schlüssel“, der den Zugang zu Ihren Gesundheitsdaten aufsperrt.  

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Wer hat Zugriff auf die elektronische Zuweisung? 

Zugriff auf elektronisch erstellte Zuweisungen haben nur

  • Der Zuweiser, der die elektronische Zuweisung erstellt hat.
  • Der zuständige Krankenversicherungsträger, wenn
    • die Zuweisung bewilligungspflichtig ist,
    • die Zuweisung bewilligungsfrei war und nach der Leistungserbringung abgerechnet oder erstattet wurde.

Der Zugriff auf eine e-Zuweisung ist nur möglich, wenn der Patient / die Patientin einen eBS nutzenden Vertragspartner oder eine Krankenanstalt durch Bekanntgabe des Antrags-Codes und der Sozialversicherungsnummer dazu berechtigt (z.B. im Rahmen einer Terminvereinbarung zur Leistungserbringung).

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Welchen Status kann eine elektronische Zuweisung haben?

Im Feld „Status“ (rechts oben)

  • übertragen: der Antrag wurde dem Bearbeitungs- bzw. Bewilligungsverfahren des für den Versicherten leistungszuständigen Krankenversicherungsträger zugestellt.
  • beantwortet: die e-Zuweisung ist final. Entweder wurde diese automatisch als bewilligungsfrei identifiziert oder das Bearbeitungs- oder Bewilligungsverfahren ist bereits abgeschlossen.
  • storniert: die e-Zuweisung wurde nach Erlaubnis oder Aufforderung des Versicherten storniert.
  • evident: Das Bewilligungsverfahren kann vom Krankenversicherungsträger nicht abgeschlossen werden, da dafür noch Informationen fehlen, die der Krankenversicherungsträger mit der Evidenz-Setzung anfordert. Jeder eBS nutzende Vertragspartner / Krankenanstalt (mit Antragscode und Sozialversicherungsnummer) oder der Original-Zuweiser (ohne Antragscode und Sozialversicherungsnummer) können eine Rückmeldung in eBS durchführen.


Im Feld „Entschiedene Leistungen“ (für den Zuweiser)

  • bewilligt: Die verordnete Leistung / Region wurde bewilligt und zur Leistungserbringung freigegeben.
  • bewilligungsfrei: Die verordnete Leistung / Region ist bewilligungsfrei.
  • geändert bewilligt: Die ursprünglich verordnete Leistung / Region wurde durch den Chefarzt durch eine neue Leistung / Region ersetzt und bewilligt.
  • abgelehnt: die verordnete Leistung / Region konnte vom Krankenversicherungsträger nicht freigegebene werden.
  • abgelaufen: die Leistungserbringung erfolgte nicht innerhalb der in der Krankenordnung festgeschriebenen Frist.
  • übernommen: für diese verordnete Leistung / Region wurde bereits die Leistungserbringung von einem Leistungserbringer bestätigt.
  • abgerechnet / erstattet: für diese verordnete Leistung / Region wurde bereits die durchgeführte Abrechnung bzw. Kostenerstattung vom Krankenversicherungsträger bestätigt.
  • kein Leistungsstatus: sofern der Antragsstatus „übertragen“ lautet, führt keine verordnete Leistungsposition / Region einen Leistungsstatus.


Im Feld „Entschiedene Leistungen“ (für den Leistungserbringer) 

  • freigegeben: Die verordnete Leistung / Region wurde entweder bewilligt oder war ohnehin bewilligungsfrei.
  • geändert freigegeben: Die ursprünglich verordnete Leistung / Region wurde durch den Chefarzt durch eine neue Leistung / Region ersetzt und freigegeben.
  • abgelehnt: die verordnete Leistung / Region konnte vom Krankenversicherungsträger nicht freigegebene werden.
  • abgelaufen: die Leistungserbringung erfolgte nicht innerhalb der in der Krankenordnung festgeschriebenen Frist.
  • übernommen: für diese verordnete Leistung / Region wurde bereits die Leistungserbringung von einem Leistungserbringer bestätigt.
  • abgerechnet / erstattet: für diese verordnete Leistung / Region wurde bereits die durchgeführte Abrechnung bzw. Kostenerstattung vom Krankenversicherungsträger bestätigt.
  • kein Leistungsstatus: sofern der Antragsstatus „übertragen“ lautet, führt keine verordnete Leistungsposition / Region einen Leistungsstatus.
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Wozu dient der Antragscode? 

Mit dem eindeutigen Antragscode auf dem Patientenausdruck bzw. am Handy kann der Patient / die Patientin sofort einen Termin für die erforderliche Untersuchung vereinbaren. Das Gesundheitsinstitut bzw. das Krankenhaus, das die Untersuchung durchführt, kann mit diesem Code und der Sozialversicherungsnummer des Patienten / der Patientin auf die elektronische Zuweisung zugreifen und erhält so gleich alle wichtigen Informationen, die es braucht.

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Muss das Gesundheitsinstitut bzw. das Krankenhaus das neue Formular akzeptieren? 

Ja. Am neuen Patientenausdruck sind alle relevanten Informationen, die der Leistungserbringer (Institut bzw. Krankenhaus) für die Untersuchung benötigt. Die Gesundheitsinstitute und Krankenhäuser wurden auch dementsprechend informiert.

Egal, ob die Zuweisung auf dem Papierweg oder elektronisch erfolgt: Für die Inanspruchnahme einer Leistung erhält der Patient / die Patientin in jedem Fall einen bisher üblichen Zuweisungsschein bzw. den neuen Patientenausdruck „Information zur elektronischen Zuweisung“.